Hoe voltooi je een project op tijd, binnen het budget en met de beste resultaten? Dat heeft alles te maken met projectmanagement. De juiste mix van planning, monitoring en controle kan het verschil maken om het project succesvol te laten verlopen. Met deze tien tips leert u projecten beter te managen. 

 

1. Een goede planningsdefinitie 

Een goede planning is het halve werk. Vaak wordt dit niet goed uitgedacht, maar het is essentieel bij projectmanagement. Planning resulteert in lagere kosten, meer efficiëntie en een betere kwaliteit. Leg alle aspecten van de planning vast in een definitiedocument. Daarbij horen een projectoverzicht, de doelstellingen, de scope, aannames en risico’s en de betrokkenen. Laat de belanghebbenden dit document lezen en ondertekenen ter goedkeuring. 

 

2. Een werkplan

Stap twee is het werkplan, dat stap voor stap instructies geeft voor de bouw van het project, te leveren prestaties en het beheer van het project. Maak een gedetailleerd werkplan, met inbegrip van het toewijzen van middelen en het inschatten van het werk. Dit is de planningshorizon. Naarmate het project vordert, verandert ook de planningshorizon mee. 

 

3. Projectmanagementprocedures definiëren 

Stel de procedures vast rond de middelen die worden gebruikt om het project te beheren. Dit omvat hoofdstukken over hoe het team problemen aanpakt, scope-verandering, risico, kwaliteit, communicatie, enzovoort. Het is belangrijk om het project rigoureus en proactief te beheren en ervoor te zorgen dat het projectteam en alle belanghebbenden een gemeenschappelijk inzicht hebben in hoe het project wordt beheerd. 

 

4. Beheer en toezicht 

Zodra het project voldoende is gepland, kan de uitvoering van het werk te beginnen. De enige uitdaging is nu nog om uw plannen en processen correct uit te voeren. Natuurlijk is er geen project dat ooit gaat helemaal zoals het werd geschat en gepland. De uitdaging is om streng en gedisciplineerd toe te zien op de uitvoering van de planning en het werkplan. Bekijk regelmatig hoe de vorderingen zijn, ook wat betreft het budget. Kijk naar de hoeveelheid geld die het project daadwerkelijk verbruikt en bepaal of uw werkelijke uitgaven meer zijn dan oorspronkelijk geraamd. Zo ja, wees proactief. Bepaal hoe de resterende werkzaamheden worden afgerond volgens het oorspronkelijke budget of calculeer het risico in dat u het toegewezen budget overschrijdt.

 

5. Houd risico’s in de gaten

Kijk naar tekenen dat het project in de problemen kan komen, zoals:

  • Een klein verschil in het schema of de begroting begint groter te worden. 
  • U ontdekt dat activiteiten waarvan u dacht dat ze voltooid waren, nog spelen. 
  • U moet vertrouwen op ongeplande overuren om de deadlines te halen, vooral in het begin van het project.
  • De teammoraal begint te dalen.
  • De kwaliteit van de dienstverlening begint te verslechteren. 

Als deze situaties zich voordoen, besteed dan aandacht aan risicobeheer en zet samen een plan om proactief te zorgen dat het project op schema blijft. 

 

6. De scope beheren 

Het beheer van de scope is één van de belangrijkste zaken. Stem de scope regelmatig af met de sponsor of initiatiefnemer van het project. De sponsor moet de goedkeuring geven om de scope aan te passen, omdat dit degene is die de financiering verzorgt om de veranderingen te dekken en bovendien moet bepalen of de effecten hiervan aanvaardbaar zijn.

 

7. Pas op voor ‘scope creep’ 

Soms worden er een aantal wijzigingen van kleine omvang toegevoegd aan de scope, zonder dat de procedures voor het projectmanagement worden geraadpleegd of nageleefd. Deze kleine veranderingen kunnen zich ophopen en hebben een belangrijk totaal effect op het project. Veel projecten mislukken als gevolg van deze ‘scope creep’ en de projectmanager moet ijverig zijn in het bewaken ervan. 

 

8: Identificeer risico's aan de voorkant

Als de planning van het werk plaatsvindt, moet het projectteam alle bekende risico's identificeren. Voor elk risico moeten ze ook de kans dat het risico zal plaatsvinden en de mogelijke gevolgen voor het project bepalen. Voor de gebeurtenissen die geïdentificeerd zijn als een hoog risico, moeten specifieke plannen gemaakt worden om ze te voorkomen. Medium risico's moeten worden geëvalueerd om te zien of er moet worden opgetreden. Laag-niveau risico's kunnen worden geïdentificeerd als uitgangspunten. Dat wil zeggen dat er potentieel risico is, maar de veronderstelling dat er een positieve uitkomst is, is veel waarschijnlijker. 

 

9: Houd potentiële risico’s in de gaten gedurende het hele project

Zodra het project begint, dient u periodiek een bijgewerkte risicobeoordeling uit te voeren om te bepalen of er andere risico's zijn opgedoken die moeten worden beheerd.

 

10: Los problemen zo snel mogelijk op

De projectmanager moet kwesties ijverig beheren om ervoor te zorgen dat ze worden opgelost. Als er geen urgentie is om het probleem op te lossen, kan het niet echt een probleem zijn. Het kan een potentieel probleem (risico) zijn, of het kan een actiepunt zijn dat op een later moment moet worden opgelost. Echte problemen moeten worden opgelost met een gevoel van urgentie.

 

Wilt u meer weten over efficiënt projectmanagement of wilt u een doelgerichte projectmanager inhuren? Neem dan contact op met BI Right!. 

 

Meer informatie?
Wij bellen u terug!

Relevante cases

BI Right! kijkt goed naar wat het probleem is en zoekt daar vervolgens een geschikte consultant bij. Bovendien hebben ze niet alleen kennis van hun eigen vakgebied, maar weten ze ook hoe het er in onze markt aan toe gaat.  >

De Hartekamp Groep

Claudia de Jongh
Functioneel Analist

Ga naar boven