Wist je dat er tussen de 60 en 90% van de projecten in bedrijven mislukt? Binnen projecten is een goede communicatie en adequate planning van groot belang. De grove en meest voorkomende fouten hebben dan ook met deze twee begrippen te maken. Zo beschikken weinig organisaties over standaard projectmanagementprocessen of over de juiste medewerkers om planmatig te kunnen werken. Daarnaast besteden de projectteams vaak ook te weinig aandacht aan de eventuele complicaties die tijdens een project zouden kunnen ontstaan. Laat staan dat ze dan al een plan hebben om het probleem op te lossen als er plots iets mis gaat.  

Omdat er zoveel projecten binnen bedrijven mislukken hebben wij de top 10 meest voorkomende fouten in projectmanagement op een rijtje gezet. En misschien nog wel belangrijker, tips om deze fouten op te lossen. 

 

1. Incompetente teamleden

Een project heeft weinig kans van slagen als je er niet de juiste mensen voor hebt.  Ook al is het project nog zo goed gepland, zonder de juiste mensen met de juiste vaardigheden zal het project niet slagen. 

Tip:  Zorg ervoor dat de projectleiders een volledig overzicht hebben van de vaardigheden en het takenpakket van hun medewerkers, inclusief consultants en outsourcers. Vergeet de consultants en outsourcers niet, deze worden vaak overgeslagen, ondanks dat deze toch een groot aandeel in een project hebben.

 

2. Incompetente projectleiders

Als je de juiste mensen hebt, maar geen goede projectmanager die het project in de goede banen leidt gaat het fout. Er zullen dan vroeg of laat fouten ontstaan. 

Tip: huur alleen gecertificeerde projectmanagers in. Kijk dan zowel naar de inhoudelijke als de sociaal-emotionele capaciteiten die nodig zijn om het projectteam en de overige stakeholders aan te sturen. Deze projectmanagers weten hoe ze bijeenkomsten opzetten en hoe ze met risico’s om moeten gaan.

 

3. Geen standaard projectmanagementproces

Het risico dat projecten opnieuw moeten of dat taken niet goed worden uitgevoerd wordt groter wanneer er geen methode zit in de aanpak van projecten binnen het bedrijf. De kans is dan ook groot dat de budgetten worden overschreven.

Tip:  De manager houdt een beter overzicht wanneer er een gestandaardiseerd projectmanagementproces aanwezig is. Zo kan het project doeltreffend worden uitgevoerd.  Zo komen er herhaalbare processen op het gebied van personele inzet, planning en communicatie.

 

4. Teveel proces

Teveel procesregels en protocollen tijdens een project kan ook omgekeerd werken. Zo kan een projectteam steeds minder flexibel werken, dit beïnvloedt dan het gehele project.

Tip: wees flexibel en overleg met alle belanghebbenden.

 

5. Niet bijhouden van koerswijzigingen

Het niet bijhouden van koerswijzigingen zorgt ervoor dat je niet op tijd kan bijsturen. Het niet op tijd kunnen bijsturen heeft tot gevolg dat budgetten en deadlines worden overschreden.

Tip:  Zorg ervoor dat er een formele verzoekprocedure moet worden gevolgd bij veranderingen binnen een project. Wanneer er dan doelen veranderd worden, wordt dit direct aangegeven binnen een document. Zo heeft de projectmanager goed inzicht in de verandering en kan hij of zij hierop bijsturen.

 

6. Problemen negeren

Problemen worden nog te vaak tijdens een project genegeerd. Meestal wordt er gedacht dat problemen in projectmanagement vanzelf verdwijnen. Echter worden deze problemen in de meeste gevallen alleen maar erger.

Tip:  Wanneer een probleem zich voordoet, moet dit zo snel mogelijk opgelost worden. Veel mensen sluiten zich dan af voor het probleem en denken dat het wel goed komt. Het is beter om meteen aan de bel te trekken zodra er iets fout dreigt te gaan en het dan zo snel mogelijk op te lossen.

 

7. Geen heldere doelstellingen

Doelstellingen sturen een project. Wanneer een doelstelling niet helder is , kan een project ernstig uit de hand lopen. Zonder heldere doelstellingen heeft een project gebrek aan richting , kan het project vertraging oplopen en niet aan de doelstellingen voldoen. 

Tip:  Zorg ervoor dat de doelstellingen SMART worden gemaakt. Leg deze doelstellingen duidelijk vast en zorg ervoor dat het gehele team inzicht in de doelstellingen van het project krijgt. 

 

8. Onvolledige projectschema’s

Onvolledige projectschema’s komen nog steeds voor. Dit probleem zorgt ervoor dat de leden van het projectteam niet weten wat hun taken zijn. Hierdoor wordt het moeilijk een project op tijd af te ronden.

Tip: Zorg ervoor dat alle activiteiten van het project zijn vastgesteld. De beste manier is om de activiteiten te koppelen aan deadlines zodat je tussentijds kan schakelen wanneer iets niet op schema loopt. Projectmanagementsoftware zou hier eventueel bij kunnen helpen.

 

9. Onredelijke deadlines accepteren

Het accepteren van onredelijke deadlines om maar aan de verwachtingen van de directie te kunnen voldoen is een probleem. Het zorgt ervoor dat er grotere vertragingen ontstaan of dat het projectteam slechte resultaten oplevert.

Tip: De directie maakt de keuze tussen kosten, doelstellingen en tijdschema’s. Het is aan het projectmanagementteam om realistisch te zijn over de personele inzet, geld en tijd er nodig is om het project tot een goed einde te brengen. 

 

10.   Slechte communicatie

Slechte communicatie is het grootste probleem als het gaat om het falen van projecten. Binnen een project zijn vaak verschillende doelgroepen actief, het blijkt dat de communicatie niet specifiek op deze doelgroepen worden afgestemd en het hier vaak langs elkaar loopt.

Tip:  Projectmanagers moeten weten met welke doelgroepen ze binnen een project te maken hebben. Zo kunnen ze iedereen die betrokken is bij het project een overzicht geven van het hele project, van begin tot oplevering. Zo weet iedereen welke stappen er nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Zorg ervoor dat er in het overzicht staat wanneer er van iemand input of actie wordt verwacht.

Meer informatie?
Wij bellen u terug!

Relevante cases

BI Right! kijkt goed naar wat het probleem is en zoekt daar vervolgens een geschikte consultant bij. Bovendien hebben ze niet alleen kennis van hun eigen vakgebied, maar weten ze ook hoe het er in onze markt aan toe gaat.  >

De Hartekamp Groep

Claudia de Jongh
Functioneel Analist

Ga naar boven