‘Self Service Business Intelligence’ doet u misschien denken aan het gebruiken van spreadsheets voor data-analyse. Maar als het om gecompliceerde of uitgebreide BI-taken gaat, zijn spreadsheets niet altijd de juiste tool. Hoe kunt u zelf met business intelligence aan de slag zonder het gebruik hiervan? Door BI-tools die geschikt zijn voor een groter publiek, dankzij hun eenvoud en gebruiksvriendelijkheid.

 

Nadelen spreadsheets

Het creëren van een Excelsheet verloopt niet altijd soepel. Men weet soms niet welke data het belangrijkst zijn en hoe de cijfers het best kunnen worden weergegeven. Het is ook lastig om data te visualiseren. Spreadsheets geven ook problemen als u probeert een rapport op te maken dat meerdere gegevenstabellen overschrijdt of die in SQL-gebaseerde databases met elkaar verbindt, of wanneer meerdere gebruikers dezelfde spreadsheet onderhouden en samenwerken. Een spreadsheet met gegevens die heel actueel zijn, kan ook een probleem zijn. Vooral als u grafische beelden hebt uitgevoerd die moeten worden vernieuwd als de gegevens veranderen. Tot slot zijn spreadsheets niet echt geschikt om zaken als trends of tegenstrijdige resultaten op te sporen.

 

Verschil met BI-tool

Terwijl spreadsheets en Self Service BI-instrumenten beide tabellen van nummers gebruiken, werken ze echt in verschillende gebieden met verschillende doeleinden. Een spreadsheet is in de eerste plaats een manier om berekeningen op te slaan en weer te geven. Hoewel sommige spreadsheets zeer verfijnde wiskundige modellen kunnen maken, gaat het in de kern meer om de wiskunde dan het model zelf.

 

BI-tools

De BI-tools die voorheen populair waren, vereisten veel specialistische kennis. Niet alleen om te gebruiken, maar ook om de gegevens en conclusies te interpreteren. Dat leidde tot een onpraktische situatie, omdat degenen die de informatie echt nodig hadden om bedrijfsbeslissingen te nemen, niet met de tools konden omgaan. En dataspecialisten hadden meer een focus op de gegevens zelf, maar minder op de bedrijfsdoelstellingen.

 

Self Service

Door deze ontwikkelingen is de nieuwe trend ontstaan van Self Service BI-tools en data-democratisering. Het doel van BI-software tegenwoordig is beschikbaar en bruikbaar zijn voor iedereen in de organisatie. In plaats van rapporten of vragen via de IT- of databaseafdelingen af te handelen, kunnen leidinggevenden en beslissers hun eigen vragen, rapporten en datavisualisaties maken via zelfbedieningsmodellen. Ze kunnen deze ook verbinden met uiteenlopende gegevens, zowel binnen als buiten de organisatie. IT beheert de algemene controle over wie toegang heeft tot welke gereedschappen en gegevens, maar IT functioneert niet meer als een knelpunt voor elke aanvraag en rapportageverzoek.

 

Eenvoudiger en intuïtiever

De nieuwe BI-tools vereisen uitsluitend de juiste toegangsgegevens en enige bekendheid met de software. Dit resulteert in een geheel nieuwe structuur, waarbij medewerkers en ondernemers weten welke data ze nodig hebben én hoe ze ze moeten gebruiken. Er wordt hard gewerkt aan BI-tools die intuïtiever, eenvoudiger in het gebruik zijn, met verschillende maten van succes. Belangrijk hierbij is de vraag wie de tool gaat gebruiken binnen de organisatie en of de tool hier op de juiste manier voor is ontworpen. Veel BI-leveranciers streven ernaar dat hun tools zo eenvoudig en wijdverspreid worden als bijvoorbeeld Microsoft Office. Dat is tot op heden nog niemand gelukt.

 

Vinden van de juiste tool

Het is niet eenvoudig om de juiste BI-tool te vinden. In tegenstelling tot spreadsheets hebben BI-tools grote verschillen wanneer het gaat om hoe ze data-invoer en -uitslagen verbruiken en hun tabellen manipuleren. Sommige tools zijn beter in exploratie dan analyse en sommige vereisen een vrij steile leercurve om echt gebruik te maken van hun eigenschappen. Tenslotte zijn er tegenwoordig honderden van dergelijke tools op de markt die claimen zelfbedienend te zijn, terwijl dit niet altijd het geval is.

 

Workflow

Het neerzetten van een goede workflow met deze tools vergt onderzoek en discussie met de potentiële gebruikers. Bij Tableau Desktop en Microsoft Power BI beginnen gebruikers bijvoorbeeld met de desktopversie om visualisaties te maken en te koppelen aan verschillende gegevensbronnen. Wanneer dit goed loopt, kunnen deze resultaten online of via het bedrijfsnetwerk gedeeld worden. Met bijvoorbeeld Chartio of Google Analytics start je in de cloud en blijf je daar ook.

 

Keuze

Gezien de brede prijsklasse van de tools is het belangrijk om eerst de behoeften van uw organisatie te analyseren. Als u langzaam en goedkoop wilt starten, dan is het de beste weg om een programma met gratis functionaliteit te proberen, zoals Microsoft Power BI. Dergelijke tools zijn zeer betaalbaar en maken het makkelijk om te beginnen. Tableau Desktop heeft nog steeds de grootste verzameling grafieken en visualisaties en het grootste partnernetwerk. IBM Watson Analytics scoorde het hoogste in de test, gevolgd door Microsoft Power BI en Tableau Desktop.

Meer informatie?
Wij bellen u terug!

Relevante cases

BI Right! kijkt goed naar wat het probleem is en zoekt daar vervolgens een geschikte consultant bij. Bovendien hebben ze niet alleen kennis van hun eigen vakgebied, maar weten ze ook hoe het er in onze markt aan toe gaat.  >

De Hartekamp Groep

Claudia de Jongh
Functioneel Analist

Ga naar boven