BI Right! heeft voor de Hartekamp Groep een adviesrapport geschreven met betrekking tot de codering en het beheer van organisatie-eenheden en kostenplaatsen. Hierin kwam ook aan bod hoe deze aan elkaar gekoppeld (dienen te) worden. Zowel organisatorisch, procesmatig als technisch is er onderzocht hoe het nu is ingericht. Na dit onderzoek volgde een advies over hoe dit beter kan worden ingericht om de huidige knelpunten te ondervangen.

Uitleg

Een organisatiestructuur heeft te maken met de verdeling van activiteiten over afdelingen en de taken van de werknemers. Een kostenplaats is een eenheid binnen de boekhouding waaraan kosten kunnen worden toegewezen. Met behulp van de kostenplaatsenstructuur kan er een dwarsdoorsnede worden gemaakt van de administratie in bepaalde rapportages. Organisatiewijzigingen hebben vaak wijzigingen in de kostenplaatsstructuur tot gevolg. De organisatorische en de financiële systematiek kunnen daarmee door elkaar lopen.

Acties BI Right!

Voor de Hartekamp Groep werden de huidige situatie, de meest wenselijke situatie en de stappen om daar te komen onderzocht. Hierbij kwamen o.a. de volgende onderzoeksvragen aan bod:

• Hoe ondersteunen de coderingsstelsels voor organisatie-eenheden de kostenplaatsen van de processen waarvoor ze zijn ingericht? Waar worden ze gebruikt?

• Welke systematieken (financieel, organisatorisch) worden gehanteerd in de coderingen van de organisatie en de kostenplaatsen?

• Waar en door wie worden deze codes en structuren beheerd? Hoe staat het met het eigenaarschap?

• Welke manieren van coderen zijn er met welke voor-en nadelen?

• Hoe zijn deze coderingen technisch ingericht?

• Hoe worden de structuren beheerd, zodat rapportages historische informatie kunnen tonen?

Er vond een GAP-analyse plaats, waarin wordt aangegeven wat er moet gebeuren om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen. De voorbereiding bestond dus uit de analyse van de huidige systematiek en de wensen van de nieuwe systematiek. Als resultaat is een nieuwe systematiek ontwikkeld met een verantwoordingsrapport. Ook is het beheerproces beschreven.

Ga naar boven